Ms. Word 7. MAIL MERGE

MAIL MERGE adalah salah satu aplikasi yang ada didalam Microsoft Word yang digunakan untuk proses pembuatan surat dengan menggunakan suatu Data Source yang nantinya akan dipakai dan dimasukan kedalam dokumen utama. Adapun langkah langkah pembuatan MAIL MERGE adalah :
1. pilih menu MAILINGS.
2. lalu pilih START MAIL MERGE.
3. kemudian pilih STEP BY STEP MAIL MERGE WIZARD. Maka akan muncul layar MAIL MERGE.
4. pada STEP 1 anda disuruh memilih type dari dokumen yang ingin dibuat. Maka pilihlah yang
LETTERS. Lalu klik tombol NEXT pada bagian paling bawah layar MAIL MERGE.
(PERHATIAN : untuk langkah langkah selanjutnya pencet NEXT juga)
5. pada STEP 2 anda ditanya bagaimana anda ingin mengatur surat anda ? pilihlah pilihan yang USE THE CURRENT DOCUMENT.
6. pada STEP 3 yaitu daftar penerima surat disitu terdapat 3 kondisi yaitu :
a. USE AN EXISTING LIST jika anda sudah punya daftar penerima suratnya. (klik BROWSE untuk mencari).
b. SELECT FROM OUTLOOK CONTACTS untuk mengambil daftar kontak dari Microsof Outlook.
c. TYPE A NEW LIST untuk membuat daftar penerima surat yang baru.
7. Dikarenakan kita belum membuat daftar penerima surat sama sekali maka pilih TYPE A NEW LIST.
- tekan tombol CREATE.
- pilih CUSTOMIZE COLUMN.
- hapuslah semua field field yang ada disitu dengan DELETE atau mengganti namanya dengan RENAME.
- tambahkanlah field field yang dibutuhkan dengan ADD.
Contoh yang saya pakai :
NAMA
KELAS
DAERAH
- masukanlah data data yang dibutuhkan. Jika ingin menambah pilih NEW ENTRY. Dan jika ingin menghapus pilih DELETE ENTRY. Jika sudah OK.
- simpan Data tersebut pada tempat yang anda inginkan kemudian OK.
8. pada STEP 4 kita disuruh menulis atau memilih surat yang kita buat. Maka jika anda belum membuatnya maka tulislah surat tersebut. Dan berikan tanda << >> pada field tujuan seperti yang kita buat tadi pada daftar penerima surat.
Perhatikan contoh penulisan surat dibawah ini :
Kepada yth.
Nama : <<nama>>
Kelas : <<kelas>>
Daerah : <<daerah>>
Ditempat……………….dst.
9. pada STEP 5 kita dapat melihat hasil dari surat yang telah kita buat. Caranya yaitu :
- blog tulisan di surat yang ada tanda <<  >> lalu pilih tool INSERT MERGE FIELD.
- tentukan field yang berhubungan dengannya.
Misalnya :
tulisan <<nama>> dengan field nama.
Tulisan  <<kelas>> dengan field kelas.
Tulisan  <<daerah>> dengan field daerah.
Lakukan hal tersebut satu persatu.
- maka hasilnya akan langsung muncul dengan tampilan data pertama dari daftar penerima surat.
- untuk melihat hasil data lainnya lihatlah pada layar MAIL MERGE dan tekan tombol << atau >>.
10. di STEP 6 atau terakhir ini kita tinggal mencetaknya dengan menekan PRINT.


Selesai Juga Dech Tutorialnya....
Terimakasih Atas Kunjungannya....
Semoga Ilmu Yang Sedikit Ini Bermanfaat....
Jangan Lupa Like Post Ini Ya.... Terimakasih....

Print this page

Posted in: Ms. Word, Office